¿Cómo se hace un inventario de licencias de software?

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¿Usted cuenta con un inventario de las licencias de software que se usan en su empresa? ¿Tiene un control de las licencias que utilizan los colaboradores?

En caso que su respuesta sea negativa, es importante que conozca por qué es necesario realizar un inventario de licencias de software.

Además de ayudarle a tener un control del presupuesto que está destinado a tecnología, también estará preparado ante una auditoría que se le haga a su organización.

Uno de los grandes problemas de las empresas es que tienen muchos tipos de software y licencias dispersas, por lo que llega un momento en el que se pierde la cuenta de la cantidad de herramientas disponibles, los precios y la usabilidad real de ellas.

Los cambios de equipos entre usuarios, las pruebas temporales de licencias, las actualizaciones y migraciones contribuyen a que exista un desconocimiento sobre las licencias de software disponibles dentro de la organización.

Las etapas para realizar un inventario de licencias de software son:

1. Identificar y registrar.
Es necesario desarrollar un listado detallado de todos los activos tanto de hardware como de software, así como identificar las áreas donde se utilizan.
También se debe especificar cuáles son las funciones de cada uno de ellos y su importancia dentro de la gestión de la empresa.
Esta tarea se hace con la identificación de los activos que existen en la compañía y se debe relacionar con la información que maneja el departamento de TI.

2. Especificar ciclo de vida.
Es relevante que en el inventario se indique el periodo de vida del hardware y del software para tener un control y previsión de futuras inversiones.
Datos como la versión, cuando fue instalado, últimas actualizaciones y soportes efectuados son relevantes para el inventario.

3. Revisión constante.
Con la segmentación de todos estos datos, el inventario se puede convertir en informes gerenciales que facilitarán el monitoreo de las licencias y así garantizar un trabajo seguro dentro de la organización.
Con el inventario de licencias de software bien gerenciado, el equipo de TI puede actuar de forma más estratégica y optimizada, lo que contribuirá para el buen funcionamiento del negocio y también para sus estrategias futuras.